校内各单位：

现将《湖北大学会计档案管理办法》予以印发，请遵照执行。

湖 北 大 学

2012 年11月7日

湖北大学会计档案管理办法

　为了加强学校会计档案管理, 根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及财政部和国家档案局《会计档案管理办法》等文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第一条　学校会计档案工作由档案馆和财务处统一管理，负责对全校会计档案工作的指导、监督、检查以及保管期满会计档案的销毁等工作。

第二条  档案馆负责会计档案移交后的保管、查阅，严防毁损、散失和泄密。校内涉及会计核算的单位（以下简称“业务单位”）负责会计档案的立卷、归档和移交档案馆前1至2年的保管、查阅等工作。

第三条　学校的会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。会计档案分为4类：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。

（一）会计凭证包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（二）会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

（三）财务报告包括财务决算报告、会计报表、附表以及财务情况文字说明等。

（四）其他会计档案包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、工资发放清册等会计核算专业资料。

第四条　业务单位要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，严格执行各类会计账簿和财务报告的记录和保管规定，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。

第五条　业务单位采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，具备保存条件的，应同时将光盘、磁盘等作为会计档案保存，存储在光盘、磁盘中的会计档案要双备份，存放在不同地点，定期检查、复制。

第六条　会计档案应按管理要求，及时整理、立卷、装订成册，分门别类地建立目录并编号，并编制会计档案保管清册。业务单位应设立会计档案（柜）室，指定专（兼）职人员负责会计档案的管理，在本单位保管利用1年至2年后，移交档案馆集中管理。

第七条　学校会计档案的封面及装订材料由档案馆和财务处统一制作，并统一和规范会计档案的装订、立卷要求。

第八条　业务单位应根据会计凭证的数量每天或定期（最长不超过1个月）进行整理和装订，防止凭证的散乱和遗失。会计凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、稽核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签或盖章。

第九条　会计档案管理人员异动时，应办理交接手续；业务单位和档案馆之间移交会计档案，由双方会计档案管理人员办理，移交工作接受档案馆和财务处以及移交单位负责人的监督。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接，交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第十条　对各类财务报告，应分别根据财务报告的性质按照月报、季报、年报分类保存。财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

第十一条  业务单位形成的会计档案在移交档案馆之前，由专（兼）职会计档案管理人员保管，出纳人员不得兼管会计档案。

第十二条 会计档案保管期限分为永久、定期2类。定期保管期限为5年、15年、25年3类。会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第1天算起。

第十三条  学校会计档案保管单位，应提供合适的会计档案保管条件，做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折。

第十四条  已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。

第十五条  会计档案不得外借，如有特殊需要，可以查阅或复制。已移交档案馆的，须经业务单位负责人和档案馆负责人批准；尚未移交档案馆的，须经业务单位负责人批准。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第十六条　会计档案保管期满，应由档案馆事先编制会计档案销毁清册（列明销毁档案的名称、卷号、册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容），并提出销毁意见，会同财务处共同鉴定，报主管财务校领导批准。销毁时应由档案馆和财务处共同派人监销，并在销毁清册上签字，销毁清册需长期保存。对于其中未了结的债权债务凭证，应单独抽出另行立卷，并在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明，由档案馆保管，到结清债权债务为止。

第十七条　本办法由财务处负责解释。

第十八条　本办法自 2013年 1月 1日起 施行。

附表：湖北大学会计档案保管期限表

附表：

湖北大学会计档案保管期限表

                                     校对：黄水山