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[文号]:校财字[2012]14号
[发布单位]:财务处
[发布日期]:

校内各单位:

现将《湖北大学会计档案管理办法》予以印发,请遵照执行。

湖 北 大 学

2012117

湖北大学会计档案管理办法

 为了加强学校会计档案管理, 根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及财政部和国家档案局《会计档案管理办法》等文件精神,结合学校实际,制定本办法。

第一条 学校会计档案工作由档案馆和财务处统一管理,负责对全校会计档案工作的指导、监督、检查以及保管期满会计档案的销毁等工作。

第二条 档案馆负责会计档案移交后的保管、查阅,严防毁损、散失和泄密。校内涉及会计核算的单位(以下简称“业务单位”)负责会计档案的立卷、归档和移交档案馆前12年的保管、查阅等工作。

第三条 学校的会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。会计档案分为4类:会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。

(一)会计凭证包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

(二)会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

(三)财务报告包括财务决算报告、会计报表、附表以及财务情况文字说明等。

(四)其他会计档案包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、工资发放清册等会计核算专业资料。

第四条 业务单位要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序,严格执行各类会计账簿和财务报告的记录和保管规定,统一各类财务报告的格式和编报时间,保证会计档案的完整、及时、规范。

第五条 业务单位采用电子计算机进行会计核算的,应当保存打印出的纸质会计档案,具备保存条件的,应同时将光盘、磁盘等作为会计档案保存,存储在光盘、磁盘中的会计档案要双备份,存放在不同地点,定期检查、复制。

第六条 会计档案应按管理要求,及时整理、立卷、装订成册,分门别类地建立目录并编号,并编制会计档案保管清册。业务单位应设立会计档案(柜)室,指定专(兼)职人员负责会计档案的管理,在本单位保管利用1年至2年后,移交档案馆集中管理。

第七条 学校会计档案的封面及装订材料由档案馆和财务处统一制作,并统一和规范会计档案的装订、立卷要求。

第八条 业务单位应根据会计凭证的数量每天或定期(最长不超过1个月)进行整理和装订,防止凭证的散乱和遗失。会计凭证应按照规定的内容填制齐全,审核人员、稽核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签或盖章。

第九条 会计档案管理人员异动时,应办理交接手续;业务单位和档案馆之间移交会计档案,由双方会计档案管理人员办理,移交工作接受档案馆和财务处以及移交单位负责人的监督。交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接,交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第十条 对各类财务报告,应分别根据财务报告的性质按照月报、季报、年报分类保存。财务报告应加盖单位公章,单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

第十一条 业务单位形成的会计档案在移交档案馆之前,由专(兼)职会计档案管理人员保管,出纳人员不得兼管会计档案。

第十二条 会计档案保管期限分为永久、定期2类。定期保管期限为5年、15年、253类。会计档案的保管期限,从当年会计年度终了后的第1天算起。

第十三条 学校会计档案保管单位,应提供合适的会计档案保管条件,做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作,对电算化档案的磁盘、光盘,还要防磁、防折。

第十四条 已经立卷归档的会计档案,任何人不得私自拆封或抽换。

第十五条 会计档案不得外借,如有特殊需要,可以查阅或复制。已移交档案馆的,须经业务单位负责人和档案馆负责人批准;尚未移交档案馆的,须经业务单位负责人批准。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第十六条 会计档案保管期满,应由档案馆事先编制会计档案销毁清册(列明销毁档案的名称、卷号、册数,起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容),并提出销毁意见,会同财务处共同鉴定,报主管财务校领导批准。销毁时应由档案馆和财务处共同派人监销,并在销毁清册上签字,销毁清册需长期保存。对于其中未了结的债权债务凭证,应单独抽出另行立卷,并在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明,由档案馆保管,到结清债权债务为止。

第十七条 本办法由财务处负责解释。

第十八条 本办法自201311日起施行。

附表:湖北大学会计档案保管期限表

附表:

湖北大学会计档案保管期限表

序号

档案名称

保管期限

备注

会计凭证类

 

 

1

原始凭证

15

 

2

记账凭证

15

 

3

汇总凭证

15

 

会计账簿类

 

 

4

总账

15

包括日记账总账

5

明细账

15

 

6

日记账

15

现金和银行存款日记账保管25

7

固定资产明细账

 

固定资产报废清理后保管5

8

辅助账簿

15

 

财务报告类

 

 

9

月度财务报告

5

包括文字分析

10

年度财务决算报告

永久

包括文字分析

其他类

 

 

11

会计移交清册

15

 

12

会计档案保管清册

永久

 

13

会计档案销毁清册

永久

 

14

银行余额调节表

5

 

15

银行对账单

5

 

湖北大学学校办公室 2012年11月7印发

校对:黄水山

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