1、申购单位采购经办人携所购物资设备清单和《湖北大学物资采购验收表》到所在单位（部门）设备管理员处登记并填写《湖北大学仪器设备卡片》（一式三联）；
2、各单位（部门）设备管理员为所购物资设备拍照并按规定对照片进行处理后存档；
3、申购单位采购经办人携上述资料到后勤保障处资产管理部门填写固定资产验收单、上交《湖北大学仪器设备卡片》和设备照片，完成建卡程序；
4、后勤保障处为完成建卡程序的新购物资设备统一建帐；
5、由供货商向申购单位采购经办人开具由税务部门监制的有效发票，发票背面须有申购单位采购经办人、所在单位（部门）负责人及设备管理员、学校采购部门负责人、项目经费管理部门负责人的签字。报销金额达10000元的，须由财务部门负责人审签；报销金额达50000元的，须由分管校领导审签；
6、申购单位采购经办人携供货合同、签字完备的发票及固定资产验收单到财务处办理报销手续，并取得凭单号，然后将凭单号交后勤保障处资产管理部门。
以上所有程序由申购单位采购经办人办理，不得委托供货商代办。