关于印发《湖北大学会计档案管理

办法（修订）》的通知

校内各单位：

根据财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》，为进一步加强学校会计档案管理，现将《湖北大学会计档案管理办法（修订）》印发给你们，请遵照执行。

湖 北 大 学

2017年10月26日

湖北大学会计档案管理办法（修订）

　　为了加强学校会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及财政部和国家档案局《会计档案管理办法》等有关法律、行政法规，结合学校实际，制定本办法。

第一章　总则

第一条 本办法适用于学校及学校所属各独立核算单位会计档案管理。

第二条 学校会计档案由档案馆和财务处共同管理。档案馆负责对会计档案工作的指导、监督、检查，以及移交档案馆的会计档案的存放、利用等工作；财务处负责会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用（移交档案馆前）等项工作；档案馆和财务处共同负责会计档案的鉴定销毁工作。

第三条 学校档案馆和财务处要加强对会计档案管理工作的领导，定期对全校会计档案管理工作进行指导、检查和监督，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第四条 学校财务处内部设立会计档案管理岗位，配备会计档案工作人员，负责全校会计档案的日常管理工作。学校所属独立核算单位，要明确会计档案管理的负责人或配备专人，加强管理。

第五条 学校财务处要明确会计档案管理岗位的职责，建立健全会计档案的内部控制制度。

第六条 学校及各单位应当加强会计档案管理工作，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第七条 学校及各单位应加大利用计算机、网络通信和影像技术等信息技术手段，推进会计档案信息化建设。

第二章　会计档案内容

第八条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。以下会计资料应纳入归档范围：

（一）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、传票汇总表;

（二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

（三）财务会计报告：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告（含会计报表、附表以及财务情况说明书）;

（四）其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第九条 学校内部形成的电子会计资料，同时满足下列条件的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输;

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定并履行了经办、审核、审批等必要的审签程序;

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

（四）采取有效措施，防止电子会计档案数据被篡改;

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或其他重要保存价值的会计档案。

第十条 学校从外部接收的电子会计资料，附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名，且同时满足本办法第九条规定条件的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第三章　日常管理

第十一条　学校财务处负责全校会计档案的日常管理和对全校各单位会计档案管理的指导及监督。学校财务处按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。具体包括会计档案的收集、整理、分类、装订、立卷、保管、交接、利用、期满销毁等工作。

（一）学校会计档案的封面及装订材料由档案馆和财务处统一制作，并统一会计档案的装订、立卷要求。

　 （二）财务处、学校所属各独立核算单位应对本单位会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。

（三）财务处要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。

（四）学校各级会计档案管理人员应根据会计凭证的数量每天或定期（原则上最长不超过一个月）进行整理和装订，防止凭证的散乱和遗失。

(五) 记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明应填列的内容。

（六）会计账簿上应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期，并加盖单位公章、财务负责人的签章。采用财务信息系统生成的账簿，应按月打印出纸质会计档案，也应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、并加盖单位公章、财务负责人的签章。

（七）对各类财务报告，应按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

第十二条 财务处当年形成的会计档案，为方便会计档案的查阅和利用，在会计年度终了后，由财务处会计档案室保管1年，再移交档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案馆同意，财务处保管会计档案最长不超过3年。

第十三条　学校所属各独立核算单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位保管3年，以便各单位查阅和利用。3年期满后，在财务处的监督下及时将暂时保管期限已满的会计档案移交给档案馆。在暂时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

第十五条 学校以下会计档案应永久保存：

（一）学校及各单位的年度财务决算报告；

（二）学校对外投资的凭证；

（三）会计档案保管清册；

（四）会计档案销毁清册；

（五）会计档案鉴定意见书。

第十六条 对永久性保管的会计档案，财务部门在装订立卷时应在其封面上注明 “永久保存”字样，单独保存。

第十七条 财务处、档案馆和其他会计档案保管单位，应提供合适的会计档案保管条件，做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折。

第十八条 学校各单位及财会人员之间交接会计档案，交接双方应当办理会计档案交接手续。

第十九条 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。

第二十条 移交的会计档案为纸质会计档案的，应当保持原卷的封装；移交的会计档案为电子会计档案的，应当将电子会计档案与元数据一并移交，且文件格式符合国家有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取环境一并移交。

第二十一条 财务处和档案馆之间移交会计档案由财务处和档案馆指派人员办理；其他单位和档案馆之间移交会计档案由双方单位的经办人员办理，移交工作接受档案馆和财务处指派人员以及移交单位负责人监督；学校各单位之间因故移交会计档案由双方单位的具体经办人员办理，移交工作接受财务处指派人员和交接双方单位的负责人监督。

第二十二条 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第二十三条 校内单位撤销时，其撤销前形成的会计档案应当及时移交给档案馆。

第二十四条 校内单位合并后，原各单位解散或一方存续而其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管，单位合并后原各单位仍存续，其会计档案仍由原各单位保管。

第二十五条 校内单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应及时移交学校档案馆。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

第二十六条 校内单位之间因业务移交所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第二十七条 已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案馆的会计档案，确需拆封重新整理的，报财务处批准后，由财务处派人监督办理；已移交给学校档案馆保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同财务处和经办人员共同拆封整理。

第二十八条 学校财务处和档案馆应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度，既要方便查阅会计档案，也要保证会计档案的安全。财务处和档案馆应设立会计档案查阅簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。

第二十九条 学校各级财务部门保存的会计档案原则上不得外借，如有特殊需要，已移交档案馆的，经财务处负责人和档案馆负责人批准，尚未移交档案馆的，经财务处负责人批准，方可办理借阅手续，并要限期归还。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和接换。

第三十条 对涉密的会计档案，未经学校有关主管部门及保密主管部门批准，不得以任何形式查阅或者复制。

第三十一条 档案馆牵头组织财务处、审计处、纪检监察等部门或人员，每年对会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限；对保管期满，已无保存价值的会计档案应当按照一定程序进行销毁。

第三十二条 保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第三十三条 保管期满的会计档案，除本办法第三十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由学校档案馆会同财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；

（二）由档案馆和财务处负责人、主管财务和档案工作的校领导分别在销毁清册上签署意见；

（三）销毁会计档案时，应当由档案馆和财务处共同派员监销，电子会计档案销毁时，还应当由信息系统管理人员监销；

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告学校分管财务和档案工作的校领导。

第四章　附则

第三十四条 本办法由财务处负责解释和修订。

第三十五条 本办法自发布之日起施行，原《湖北大学会计档案管理办法》（校财字[2012]14号）即废止。

附表：湖北大学会计档案保管期限表

附表：

湖北大学会计档案保管期限表